生産性アップ!こっそり教える仕事で役立つExcel機能 10選

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本業は治療家だが、既にその枠を超え、独自の資産形成手段と情報網を持つ。現在は、暗号資産市場のAC wallet愛好家として、様々な情報発信をしている。脱サラしてから繋がった経営者・個人事業主・投資家は3年で軽く1000人以上。「環境と経験はお金で買えない。必要なのは信用・信頼。」をモットーに、日々人のお悩み解決につながるビジネスを複数展開。

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本記事を読むのにオススメな人

□Excelを使い始めたばかりの人

□仕事で頻繁にExcelを使うが、上手く使いこなせていない人

□ビジネス文書作成の生産性を上げたい人

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こんにちは!

自由な治療家のPONです。

普段デスクワークをされている方は、Office系ソフトって頻繁に使いますよね。

その中でも、Excelって使う機会が非常に多いと思います。

自分も過去デスクワークをしていた時代があり、その頃は表計算以外にもマニュアル作成や、マクロを組んでシステマチックな仕組みを作ったりなど、とにかくExcelを使いまくっていました。

逆にExcel以外を使う機会が少なかったくらいです。

今回は、そんなExcelの中でも、仕事の生産性を上げる役立つ機能を厳選してご紹介します。

知っている人は知っていますが、意外に知らなかった!と言われた事のあるものも抜粋しています。

ちなみに以前記事でご紹介した、PCを便利に使う操作方法もExcelに応用出来るものが多いので、予めこちらもお読み頂いておくと良いです。

また、本記事ではWindowsでの操作を前提としてご紹介しますので、ご容赦下さい。

仕事で役立つExcelの機能(操作編)

印刷

Excelで作成したデータの中には、マニュアル類や見積書など印刷するものも多いと思います。

マウス操作で印刷をする事も勿論出来ますが、実はショートカット機能で印刷操作が行えます。

「Ctrlキーを押しながらPキーを押す」

これが地味に生産性を上げますので、ご存知なかった方は是非活用してみて下さい。

セル内で改行

デスクワーク時代、意外にこれを知らない方が多かったです。

セル内で文章を入力している時、通常Enterキーを押すと下のセルにカーソルが移動する動作になります。

ですが、セル内で改行をして文章を続けて入力したい場面も頻繁にあると思います。

そういった時の操作がこれです。

「Altキーを押しながらEnterキーを押す」

たったこれだけだったのか・・・!とショック顔をした友人が沢山いました(笑)

こちらも頻繁に使えると思いますので、ご活用下さい。

ウィンドウ枠の固定

こちらは主にリスト作成を行う時、非常に使える機能となります。

例えば、1000件のリストを作成する仕事があったとします。

1件目から順番にリストを作成していく中で、数が多くなってくると1行目の項目名が隠れてしまい、徐々にデータが一目で分からなくなるという場面があります。

そういった時に「ウィンドウ枠の固定」という機能を使う事で、画面をスクロールしても常に設定した行や列が表示され、画面を見やすくする事が出来ます。

操作方法はこちらです。

「表示タブからウィンドウ枠の固定を選択」

ちなみに機能としては、特定のセルにカーソルを合わせて、そこを軸にウィンドウ枠が固定されるというものです。

例えば、B2のセルにカーソルを合わせた状態でウィンドウ枠を固定すると、そこを軸にA列と1行が全て固定されるようになります。

そうすると、画面をスクロールしても、常にA列と1行は表示されています。

データのあるセルの端から端まで瞬時に移動

セルに入力するデータが多くなれば多くなる程、カーソルの移動が大変になってきますよね。

そんな時、この操作を覚えておくと非常に便利です。

「Ctrlキーを押しながら十字キーを押す」

これによって、データのあるセルが並んでいる範囲なら、瞬時にデータの切れ目まで移動します。

違う言い方をすれば、範囲の端である空白のセルの箇所でカーソルが止まります。

ちなみにこの操作にshiftキーを組み合わせる事によって、一気に大量のセルを選択する事が出来ます。

前後のシートへの切り替え

Excelを使用していると、複数のシートを作成して作業をする機会は多いと思います。

シートの切り替えは、マウス操作でも行えますが、ショートカットキーも用意されているのでご紹介します。

「前のシートへ切り替える場合は、Ctrlキーを押しながらPgUpキーを押す」

「後のシートへ切り替える場合は、Ctrlキーを押しながらPgDnキーを押す」

これだけでもかなり作業効率が上がるので、是非覚えておく事をオススメします。

仕事で役立つExcelの機能(関数編)

ここからは、関数編です。

有名な関数から、ちょっとマニアックな関数まで、PONがデスクワーク時代によく使用したものを厳選してご紹介します。

SUM(指定した範囲の値の合計数を算出)

関数を勉強する時、まず最初に習うのはこのSUM関数ではないでしょうか。

まずは、こちらの表をご覧下さい。

在庫数の合計数を求めたいという時、SUM関数が役に立ちます。

実際に数式を入れてみると、このようになります。

SUM関数を使って、B2からB6までのセルを指定しています。

そうすると、このように合計数が反映されます。

COUNTA(対象のセル範囲のデータ個数を算出)

これはデータの集計作業の際によく使用する関数です。

例えば、下記のような面談リストで、面談を行った数を算出したいとしましょう。

そんな時、COUNTA関数を使って、下記のように式を入力します。

そうすると、データが入力されているセルを個数としてカウントするので、「3」の値が返されます。

IF(条件を設定し正か否かで結果を反映)

IF関数は、とても応用性のある非常によく使う関数の一つです。

例えば、下記の表のように年齢別でイベントの会費を別々に設定したいとしましょう。

そういった時、このように式を入力します。

これは、B2セルの値が「30」より大きければF2セルの「2500」、「30」より小さければF3セルの「2000」の値を反映させるという式です。

尚、B2セルの値は「28」なので、式の結果はF3セルの「2000」が反映されます。

ちなみに同じように他のセルにも同様の式を入力していくと、このように年齢別での会費を反映させる事が出来ます。

絶対参照(数式内のセルを固定)

これは関数ではないのですが、関数を使う時に必ず覚えておいた方が良い機能なので、ご紹介します。

先程のIF関数で紹介したイベントの会費リストを使って説明します。

例えば、C2のセルに数式が入力されている状態で、そのままC2のセルをC12までコピーするとこうなります。

C2のセル以外は、全て「0」になってしまっていますね。

なぜ、このような状態になってしまうのでしょうか。

それでは、C3のセルの数式を見てみましょう。

F列の行数がずれてしまっていますね。これでは正しい値が反映されません。

このような時の為に「絶対参照」の操作が役に立ちます。

実際に絶対参照の操作をした数式がこちらです。

数式の中のF2とF3に、「$」マークが二つずつ入っていますよね。

こちらですが、F2とF3のセルを完全固定しているという意味になります。

絶対参照の操作をする前は、F2とF3のセルが固定されていないので、コピーをすると1行ずつ値がずれてしまうという現象が発生してしまっていました。

ですが、このように絶対参照の操作をしておくと、コピーをしても完全固定されているF2とF3のセルの値はずれる事がありません。

絶対参照の機能は、Excelで数式を扱う上で覚えるのは必至とも言えるので、是非覚えておきましょう。

VLOOKUP(指定したデータの範囲から検索条件を満たすデータを検索し反映)

最後のご紹介するのは、Excel初心者の最初の壁とも言える関数として有名な、VLOOKUP関数です。

見出しの意味も、何が何だか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

どういった時に使うのか最初はよく分からないかもしれません。

ですが、一度内容を理解してしまえば、これ程使える関数はなかなかお目にかかれません。

まず、こちらの表をご覧下さい。

今回は、B列に商品IDを入れると自動的にC列の単価が表示されるという数式を組みたいとします。

尚、VLOOKUP関数の数式は、下記の通りです。

VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索方法])

実際に数式を入れてみたのが、こちらです。

流れはこうです。

①売上状況の表にあるB4セルの商品IDは、商品一覧の表にあるかなぁ・・・あった!

②商品ID「1001」の行の3列目にある値はなんだろう・・・「50」だ!

③そしたら数式の結果としては、「50」を反映させよう!

分かりやすく例えると、このような流れで値が反映されています。

本当なら一つ一つの言葉の説明も必要なのでしょうが、今回はイメージだけ持って頂きたいと思うので、細かな説明は割愛します。

尚、このVLOOKUP関数は、あらゆる場面で応用の利くもので、自分の場合は大量のデータのマッチング作業の時によく使用していました。

VLOOKUP関数は、実際のビジネスシーンの中でなければ、なかなか覚えられないかもしれませんが、早めに習得しておくと仕事の生産性が一気に上がります。

まとめ

今回は、「生産性アップ!こっそり教える仕事で役立つExcel機能 10選」というテーマで、生産性を上げられる機能を中心にご紹介させて頂きました。

自分はデスクワーク時代、Word、Excel、Access、PowerPointなど、いくつもoffice系ソフトを使用してきましたが、圧倒的に使用頻度が多かったのはExcelでした。

正直、ビジネス文書や業務マニュアルも、Excelの方が作りやすく、Wordは基本的にクライアント先やエンドユーザー向けのレター作成時に主に使用していました。

それぐらいExcelはとても多様性があるので、ある程度の機能を使えるようになっておくと、何か提案したい事が生まれたら、すぐに形にして上司に提案出来ます。

是非、仕事での生産性を求める方は、Excelを優先的に習得しておく事をオススメします。

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